ORGA-MAN Toolbox

prozessorga

Digitalisieren Sie Ihre Prozessorganisation und steigern Sie die Prozess- und Wissensqualität - Legen Sie die Basis für die digitale Transformation!

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Ziel

Digitalisieren Sie Ihre Prozessorganisation und steigern Sie die Prozess- und Wissensqualität - Legen Sie die Basis für die digitale Transformation!

Inhalte

Mit dem Tool „prozessorga“ können die Prozessorganisation und die dazugehörigen Prozesse digital erfasst und beschrieben werden.


Dabei werden z.B. Verantwortlichkeiten, Rollen, IT-Systeme, Hilfsmittel etc. mit den Prozessen kombiniert, sodass generisch Rollen- und Tätigkeitsprofile durch das System abgeleitet werden können. Eine integrierte digitale Organisationsmatrix schafft Klarheit, welche Organisationseinheit für welche Prozesse verantwortlich ist und wer zusätzlich noch in unterschiedliche Prozesse involviert ist. Zusätzlich kann über die Organisationssteckbriefe eine zusammenfassende und abstraktere Organisationsbeschreibung pro Team (inkl. Schnittstellen zu anderen Teams) erstellt und veröffentlicht werden. So kann die Frage "Wer macht was bei uns?" optimal beantwortet werden.

Die zugehörigen vereinfachten Prozessdarstellungen (Flowchart und Swimlane) „malt“ ORGA-MAN automatisiert und in verschiedenen Darstellungen. Die Erfassung der Prozessschritte erfolgt schnell, bequem und übersichtlich in tabellarischer Form. Darüber hinaus können Dokumente oder Webseiten verlinkt werden und das integrierte Aufgabenmanagement (inkl. Delegierung) unterstützt u.a. den unternehmensweiten KVP. Mit dem optionalen Add-on "checklisten" können Sie Checklisten direkt aus Prozessvorlagen generieren oder adhoc entwickeln. Die einzelnen ToDos können mit Fristen und Verantwortlichkeiten hinterlegt werden.

Schlussendlich stehen diverse Auswertungen zur Verfügung, die z.B. über den Digitalisierungszustand (z.B. Automatisierung, Homeofficefähigkeit) der Organisation oder die DSGVO-Relevanz einzelner Prozesse Auskunft geben. Ferner kann schnell eine IT-Inventur durchgeführt werden, um jederzeit den Überblick über die eingesetzten IT-Systeme zu haben. Die optimale Basis um Ihr Unternehmen auf die digitale Transformation vorzubereiten!

Jeder Mitarbeitende hat "seinen Bereich", wo nochmals alle Themen (z.B. Projekte, Prozesse, Beauftragungen), in die er involviert ist, auf einen Blick zur Verfügung stehen.

Auch stand-alone einsetzbar!

kontakttracker

Erfassen und analysieren Sie Ihre unternehmensweiten Kunden- und Interessentenkontakte - Erhöhen Sie die Kundenzufriedenheit!

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Ziel

Erfassen und analysieren Sie Ihre unternehmensweiten Kunden- und Interessentenkontakte - Erhöhen Sie die Kundenzufriedenheit!

Inhalte

Über das Tool „kontakttracker“ können Kunden- oder Interessentenkontakte schnell aufgenommen und direkt online ausgewertet werden. Zudem kann Kundenfeedback schnell erfasst werden.


Hierbei werden z.B. Fragestellungen wie „Was möchte der Kunde von uns?“, „Wann kommt er zu uns?“, „Über welchen Kanal kommuniziert er am häufigsten mit uns?“ oder „Wo schlägt er in der Unternehmung überall auf?“ beantwortet. Zudem können Sie Feedbacks zu beliebigen Kampagnen und Aktionen tracken. Die Stammdaten für die Vorgänge können durch den Administrator selbständig angelegt werden, sodass jederzeit auf Wünsche und Anforderungen reagiert werden kann. Selbst Fragen, Beratungen und Abschlüsse zu einzelnen Produkten können sie tracken und auswerten.

Die Erfassung eines Kontakts dauert nachweislich maximal zwischen 5-8 Sekunden.

Über das optionale Tool "aufgaben" können direkt Aufgaben für die weitere Bearbeitung von Kontakten erfasst werden. So gehen keine wertvollen Informationen verloren und können direkt zu den Personen geleitet werden, die betroffen sind (z.B. Rückrufwünsche des Kunden für bestimmte Personen).

Bei diesem Werkzeug handelt es sich um kein CRM, es kann allerdings parallel zu einem CRM eingesetzt werden. Dabei hilft es gerade den Unternehmen, die kein CRM im Einsatz haben, aber trotzdem mehr über ihre Kunden erfahren möchten. Ganz im Sinne des Customer-Journey Gedankens. Das Tool ist eine optimale Voraussetzung, um die Schnittstelle zwischen Vertrieb und Kundenservice zu optimieren.

Auch stand-alone einsetzbar!

Weitere Informationen unter: www.kontakttracker.de

personal

Verbinden Sie Personal- mit Prozessthemen – Steigern Sie die Qualität und implementieren einen Backup für möglichen Personalausfall!

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Ziel

Verbinden Sie Personal- mit Prozessthemen – Steigern Sie die Qualität und implementieren einen Backup für möglichen Personalausfall!

Inhalte

Das Tool „personal“ verbindet geschickt und auf einzigartige Weise die Prozessformation mit den Personal-/Mitarbeiterdaten.

Mit einem Klick kann z.B. eine Altersstrukturanalyse erstellt werden, die einen Drill-Down in die jeweilige Organisationseinheit mit den zugehörigen Mitarbeitern und deren Tätigkeitsprofilen erlaubt. Diese Informationen stehen jederzeit sowohl den Führungskräften als auch den Personalverantwortlichen bzw. der Personalabteilung zur Verfügung. Darüber hinaus unterstützt das Modul mit weiteren Auswertungen (z.B. Renteneintritte oder gepl. Unternehmensaustritte) und bei der zukünftigen Nachbesetzungsplanung von Stellen/Personen.

Ergänzend dazu können Sie z.B. Ihre Stellen (Plan/Ist) verwalten und mit Rollenprofilen belegen oder das Beauftragtenwesen im Unternehmen abbilden. Es können beliebig viele Beauftragungen verwaltet und den entsprechenden Personen zugeordnet werden (z.B. Regulierungsbeauftragter, Datenschutzbeauftragter, Arbeitssicherheitsbeauftragter). Über Aufgaben können Sie sich an anstehende Themen erinnern lassen bzw. sich als Wiedervorlage einstellen.

Der besondere Clou an dem Tool ist die optionale "Prozessinvolvierung". Diese kann von jedem Mitarbeiter dezentral ausgefüllt werden und im Anschluss steht der Führungskraft eine Übersichtsmatrix zur Verfügung, die ihm z.B. aufzeigt, welche Mitarbeiter:innen konkret auf welchem Prozess arbeiten oder wo Vertretungen fehlen oder wahrgenommen werden. Darüber hinaus kann der Wissens- und Qualifikationsstand von Mitarbeitenden digital abgefragt werden, um auf dieser Basis maßgeschneiderte Schulungs- und Qualifikationspläne zu entwicklen. Gerade im Zuge der Digitalisierung wichtiger denn je!

Das Tool "personal" schaut aus Sicht des Mitarbeitenden auf die Informationen, sodass Sie z.B. mit einem Klick herausfinden können, wo dieser überall verantwortlich oder involviert ist (z.B. welche Online-Portale werden von ihm genutzt oder wo ist er Key-User für IT-Systeme). Mit dem Werkzeug "personal" generieren Sie also eine Art "Hubschrauberperspektive" auf den Mitarbeitenden.

projekte

Bringen Sie Ordnung in Ihre Projekte – Erhöhen Sie Effizienz, Durchblick und professionalisieren Sie ihre Digitalisierungsprojekte!

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Ziel

Bringen Sie Ordnung in Ihre Projekte – Erhöhen Sie Effizienz, Durchblick und professionalisieren Sie ihre Digitalisierungsprojekte!

Inhalte

Mit dem Tool „projekte“ sind Unternehmensprojekte fortan digital, transparent und leicht zu planen bzw. steuern.

Das Werkzeug adressiert vor allem die (Projekt-) Managementebene, um dort alle relevanten Informationen schnell und kompakt zur Verfügung zu stellen. Der Fokus liegt nicht auf detaillierten und komplizierten Projektplänen, sondern konzentriert sich u.a. auf unternehmensweite Projektübersichten, kompakte Projektsteckbriefe und übersichtliche Aktivitätenpläne. Die einzelnen Projektaktivitäten können Verantwortlichen zugewiesen werden, die wiederum vom System erinnert werden, wenn Aktivitäten fällig bzw. kurz vor Fälligkeit sind. Ferner stehen den Verantwortlichen individuelle Listen zur Verfügung, die ihm seine direkt zugeordneten Aktivitäten jederzeit anzeigen.

Projektteams und Projektbeteiligte stellen Sie selbst zusammen und können frei definierbare Projektrollen hinterlegen. So ist für jeden Projektinvolvierten oder Interessierten klar, wer in welche Projekte eingebunden ist, welche Rollen dort wahrzunehmen sind und wer die Verantwortlichkeit für das Projekt trägt. Auch Projektbudgets können frei und beliebig definiert werden, sodass jederzeit eine Budgetüberwachung möglich ist. Darüber hinaus können alle wichtigen Informationen online und ortsunabhängig eingesehen werden. Auch können Sie Protokolle erstellen und direkt am Projekt ablegen. Selbstverständlich mit den passenden ToDo - und Beschlusslisten, die auf die Protokolle referenzieren. Möchten Sie externe Projektpartner zur Projektarbeit einladen? Kein Problem, auch das unterstützen wir selbstverständlich mit unserem Projektwerkzeug.

Das Tool "projekte" eignet sich hervorragend, um die vielen Digitalisierungsvorhaben in kleine Projekte zu gießen und diese zentral zu monitoren. Die Funktion "Projektprogramm" unterstützt Sie dabei nicht den Überblick zu verlieren, denn Sie können Projekte in Programmen zusammenfassen und schaffen so Ordnung in einer Vielzahl von Projekten.

Auch stand-alone einsetzbar!

verträge

Schaffen Sie Transparenz und Ordnung in Ihren Verträgen - Verschwitzen Sie nie wieder Kündigungstermine!

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Ziel

Schaffen Sie Transparenz und Ordnung in Ihren Verträgen - Verschwitzen Sie nie wieder Kündigungstermine!

Inhalte

Mit dem Tool „verträge“ haben Sie nun alle Ihre Verträge(z.B. Leasing, Miete, Softwarelizenzen) an einer zentralen Stelle, aber gleichzeitig im dezentralen Online-Zugriff für alle relevanten und berechtigten Personen.

Mit der digitalen Vertragspartnerakte können Sie pro Vertragspartner verschiedene Verträge verwalten. Neben klassischen Informationen wie Laufzeiten oder Kündigungsfristen können z.B. auch die verantwortliche Organisationseinheit oder der jeweilige Bearbeiter des Vertrages direkt hinterlegen werden. Über Dokumentenlinks verbinden Sie schnell und einfach die „eigentlichen“ Vertragsunterlagen mit den digital erfassten Vertragsinformationen. So bleiben die „originalen“ Vertragsinhalte in Ihrer hoheitlichen Sphäre und wir arbeiten mit den entsprechenden Metadaten in der Applikation weiter.

Selbstverständlich erinnert Sie das Tool mit Hilfe einstellbarer Vorlaufzeiten an anstehende Kündigungen oder Verlängerungen. Mit der übergeordneten Vertragsübersicht haben die Bearbeiter jederzeit alle Verträge im Blick und können entsprechende Auswertungen machen – mit einem Klick sind diese Daten bei MS Excel. Über unsere intelligente Verknüpfungslogik werden die Verträge zwar zentral verwaltet, aber den jeweiligen Verantwortlichen dezentral zur Verfügung gestellt.

Auch stand-alone einsetzbar!

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